Nos dias atuais, não vale mais o ditado: “Em time que está ganhando não se mexe.” Isso ocorre principalmente nas organizações, pois uma organização que está ganhando não permanece assim por muito tempo se “ficar parada”. O sentido da expressão “ficar parada”, quer dizer neste contexto, o fato de não promover ações que venham a melhorar a sua qualidade, sua produtividade e sua posição estratégica no mercado. Falo mais, “ficar parado” na vida, também refletirá na organização.

Para entendermos de forma mais suave o que é uma organização, também podemos pensar na nossa própria vida, que não deixa de ser replanejada sempre que necessário, por exemplo, quando estamos com dificuldades financeiras, muitas vezes é necessário uma revisão no orçamento familiar, corte de despesas, como faxina, lazer e etc. Ou ainda, quando nos decepcionamos com algo ou alguém, é preciso replanejar, reorganizar os sentimentos, para não sofrer por um longo tempo. Racional demais? Pode ser, concordo, mas também nos dias atuais, é preciso estar preparado racionalmente para enfrentar seres que venham a te decepcionar, não somente nas organizações empresariais, mas também nas organizações da vida.

 

1) O começo: Planejar

Bom, voltando ao replanejamento, como numa casa, sempre precisamos de um começo para entender como, quando e o quanto podemos reduzir para colocarmos nossas finanças em ordem. É necessário um planejamento, com um tempo definido para atingimento de suas metas. Como em qualquer planejamento, também é necessário que você se dê um prazo para liquidar suas dívidas e começar novamente com o orçamento limpo, e todo gás para novos desafios e novas oportunidades.

2) O Mapeamento: Conhecer os Processos

Uma forma simples de começar a descobrir quais as principais atividades executadas dentro de uma organização empresarial é entrevistar os responsáveis pelas principais áreas da mesma. Normalmente uma organização está dividida em equipes responsáveis por um grupo de atividades similares, gerando assim estruturas organizacionais com setores e funções bem definidas.

Essas equipes, habitualmente, possuem gerentes, que são os responsáveis diretos pela execução das atividades e, conseqüente, pelos resultados de sua execução. Estou falando de uma hierarquia normal, onde os gestores são responsáveis por qualquer execução da equipe subordinada, pois a experiência mostra que muitos dos gestores atuais somente querem responder pela equipe quando o resultado é positivo, caso contrário a “culpa” é do subordinado, ou seja, que espécie de gestor é esse que não está ao lado do seu colaborador? 

Aberto mais um parêntese com a realidade cotidiana, retorno ao artigo falando que, nem sempre um conjunto de atividades desenvolvidas por uma equipe de trabalho é inter-relacionada. Somente atividades inter-relacionadas podem ser consideradas como parte de um processo. Mas afinal o como acontece essa inter-relação? 

Esse inter-relacionamento pode ser estabelecido através da dependência de algumas atividades, do resultado obtido através de outras atividades, por exemplo: um departamento de compra e venda, mesmo contendo uma única equipe de trabalho e um único gerente, realiza conjunto de atividades que podem ser consideradas como sendo distintas: i) as atividades relacionadas a compra de produtos de fornecedores e, ii) as atividades relacionadas com a venda de produtos da própria organização para os clientes. Quando isso acontece, a organização passa a ter uma “estrutura”, caracterizada pela sua divisão em áreas (diretores, departamentos, divisões etc.), que não corresponde aos processos que executa. Ou seja, a organização não é estruturada por processos e sim por funções.

Mesmo quando se tem uma boa ideia das dezenas, centenas de atividades que compõem uma organização e de como essas atividades estão relacionadas dentro de processos, surge um dilema: quais são os grupos de atividades que devem ser objeto do replanejamento?

Logo acima fiz um link da organização com a nossa vida pessoal, quando eu disse que precisamos de um começo e de foco para replanejar nossa vida. Pois muito bem, na organização, também precisamos ter foco nas atividades que precisam ser replanejadas. 

3) O que fazer primeiro: Definir Prioridades

O ideal é priorizar as atividades, gerando uma lista das mesmas em ordem de prioridade, é escolher aquelas atividades cujo o replanejamento será mais fácil ou apresentará os melhores resultados, é selecionar dentre as atividades escolhidas, quais serão objeto de replanejamento. Após selecionadas, deve-se definir o processo que as contém e replanejá-lo impiedosamente. Definir nesse contexto quer dizer entender, mapear o processo atual, e após isso, analisar, estudar e projetar o replanejamento.

Por fim, traçar um plano e escolher as atividades que serão focos de análise, é primordial para se obter sucesso no replanejamento.  

Afinal, se o replanejamento for executado de uma forma ampla, em toda organização, a possibilidade de fracasso é muito grande. E lembre-se, as pessoas precisam de resultados intermediários onde possam buscar motivação para as novas etapas e o âmbito de replanejamento deve ser estabelecido para que se possa medir o aumento de qualidade, produtividade e competitividade conseguido.

Priscylla Spencer

Priscylla Spencer é engenheira, com 33 anos de idade, e 12 anos de experiências no mercado, nas mais diversas áreas profissionais. 

Carreira iniciada como técnica em geologia e mineração na empresa Vale, na sequência, foi assistente de engenharia logística no Grupo Pão de Açucar, gerente, coordenadora e diretora de logística jurídica no escritório Dantas, Lee, Brock e Camargo Advogados e gerente de planejamento de obras na Rezende Empreendimentos Imobiliários. 

Mais recentemente fundou a Spencer, consultoria especializada em gestão e otimização dos processos. 

É pioneira no mercado como profissional na área de mapeamento de fluxos e organização dos processos na área jurídica. 

Formação Acadêmica

Possui formação de Tecnólogo em Geologia e Mineração pela Escola Técnica Federal do Rio Grande do Norte, é graduada em Engenharia de Produção pela Universidade Anhembi Morumbi, onde também possui formação específica em Planejamento e Controle das Operações Logísticas e MBA em Gestão de Projetos.

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