O E-social (Sistema De escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) foi instituído pelo Decreto 8.373/2014. Trata-se de uma plataforma que pretende fazer uma transmissão eletrônica de dados mais simples entre as empresas e o Governo, relativo a todos os pagamentos efetuados aos trabalhadores durante o contrato de trabalho.

Muitas foram as versões e tentativas de implementação do sistema ao longo dos anos, porém, após pouco mais de três anos, parece que agora a Receita Federal não lançará qualquer nova prorrogação.

Sendo assim, é necessário que as empresas cumpram as regras de implementação e manutenção do sistema, evitando a incidência de multas e fiscalizações desnecessárias.

Na prática as empresas terão que enviar periodicamente, todos os dados que compõe a empresa e o dia a dia dos funcionários. A partir de janeiro do corrente ano tais informações se tornaram obrigatórias para as empresas que tiveram um faturamento apurado superior a R$ 78 milhões no ano de 2016, para as demais empresas tal obrigatoriedade passará a ocorrer a partir de primeiro de julho.

Por meio do canal, todas as informações abaixo precisarão ser inseridas no sistema:

  • GFIP  –  Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
  • LRE –  Livro de Registro de Empregados
  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
  • CD –  Comunicação de Dispensa
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
  • DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais 
  • Folha de pagamento
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
  • GPS – Guia da Previdência Social 

O não envio de informações ocasionará, basicamente, as mesmas penalidades normalmente conhecidas pelas empresas e impostas após a fiscalização pelos Órgãos competentes. É certo que, se a empresa não aderir não será penalizada, porém não haverá outra forma de emissão e pagamento dos itens acima elencados senão pela plataforma do Governo.

Não há, por enquanto, previsão de aplicação de multa pelo não atendimento aos prazos do e-social, mas as multas trabalhistas permanecem valendo e terão maior impacto com a entrada em vigor do e-social. Mas é possível aplicação de multa por não utilização do sistema para aqueles a ele obrigadas.

Multas trabalhistas possíveis:

– Falta de entrega de dados nas datas estabelecidas: R$500,00 por mês calendário ou fração para Lucro Real e R$ 500,00 total para Lucro Presumido.

– Dados com inconsistências: multa de 0,2% sobre o faturamento do mês anterior ao da entrega da declaração

– Falta de registro do empregado: R$ 3.000,00 (para Simples Nacional R$ 800,00) por empregado

Será preciso uma sintonia fina entre a contabilidade da empresa e o RH, justamente evitando que haja qualquer espécie de ausência de informação

A dúvida concerne em relação a como ficará anotação de intervalo intrajornada através do E-social, assim como a apuração de horas extras, jornada externa e correção de ponto?

É certo que, até o momento, não há previsão de inclusão do cartão de ponto no e-social, porém sabemos que tal inclusão ocorrerá. Isso porque o pagamento da folha estará inserido no sistema e todo e qualquer apuração de valores a serem pagos precisam estar inseridos no sistema.

A título de exemplo, se em um mês um funcionário possuir horas extras, e no mês posterior irá gozar de 30 dias de férias, não poderá haver o pagamento das horas extras do mês anterior no mês em que o funcionário não estiver na empresa. Será preciso que as horas extras sejam calculadas e pagas no mesmo mês em que o funcionário as gozou.

No mais, o valor das horas extras realizadas pelo trabalhador no dia 31 deverá compor a base de cálculo do valor previdenciário do mês, e não do mês seguinte, pois é devido ao trabalhador na correspondente competência de sua respectiva realização.

Isso porque a lei trabalhista proíbe o pagamento de qualquer valor se ultrapassados 30 dias do fato gerador.

Haverá a necessidade de as empresas mudarem a forma de fechamento de folha, para que haja respeito tanto as regras do sistema quanto ao prezo de pagamento da verba trabalhista.

Por enquanto o cartão de ponto, em si, não precisará ser incluído no sistema, apenas a apuração dos valores a serem pagos.

Maiores dúvidas a respeito de como funcionará o cotidiano das empresas, quando inserido tal funcionalidade na plataforma do Governo, conseguiremos responder somente com a efetiva implementação e quando soubermos quais serão as regras impostas.

O cenário atual nos oferece saber que será preciso o fechamento da folha, apuração dos valores a serem pagos e inclusão das informações nos prazos estipulados pela plataforma.

No que concerne aos funcionários que estão isentos da marcação de ponto, como os casos de cargo de confiança, e os que exercem jornada externa, por exemplo, será necessário informar no e-social tal situação, para que não haja necessidade de apuração das informações através do sistema.

Conclusão

Até o momento não temos qualquer divulgação da Receita Federal a respeito de qualquer prorrogação de prazo para a implementação e obrigatoriedade do sistema. Porém, é certo que o Governo possui resposta aos questionamentos feitos para as obrigações atuais.

Será preciso que haja uma sintonia muito fina entre a contabilidade da empresa e o departamento pessoal para que todas as informações sejam postadas nos prazos estipulados pelo Governo, evitando qualquer espécie de multa ou fiscalização desnecessária.

Fonte:

Lais Tovani, Diretora Adjunta

Graduada pela faculdade de Direito de São Bernardo do Campo

Pós Graduada em processo civil pela Cogea – PUC de São Paulo

MBS em Gestão empresarial pela FGV-SP

 

Compartilhar