planet-partnersDentre tantas opções de software de gestão de documentos existentes no mercado, a decisão por qual escolher é, muitas vezes, subjetiva. Geralmente, a opção acaba sendo pela ferramenta que consegue unir funcionalidades, menor valor e melhor atendimento na hora da compra. Ainda assim, é comum as empresas descobrirem, ao longo da implementação de um utilitário, que, embora muito interessante na teoria, ele não é o ideal para a realidade da corporação.

A AON Brasil vivenciou uma experiência bem parecida e, por pouco, não fez a escolha errada, o que impactaria negativamente todo o seu departamento jurídico. Ao escolher por um software de gestão de documentos, a intenção era colocar um fim na maneira de como as outras áreas solicitavam demandas (contratos, notificações, entre outros) ao jurídico: ao invés de enviar um e-mail e ligar cobrando por uma resposta, as demandas passariam a ser feitas online. No entanto, a cada tentativa de implementar o software, o departamento sentia a necessidade de recursos para não engessar o processo – ao invés de otimizá-lo.

Para ajudá-los a entender o fluxo de trabalho da área, os recursos oferecidos pelo software e o impacto da sua implementação em toda a empresa, a AON Brasil contratou a Planet Partners. “A Planet mergulhou em nosso negócio e até conversou com a fabricante do software para entender se seria possível personalizar o produto para as nossas necessidades”, explica Patrícia Godoy Oliveira, vice-presidente jurídico e compliance da AON Brasil. “Além de contar com o apoio de uma equipe muito profissional e competente, a conclusão do estudo foi de que, mais do que gastar com a licença de um produto que não nos atenderia em toda a nossa complexidade, o departamento jurídico teria um desgaste de imagem com a implementação desta ferramenta sem precedentes. O produto não só não ajudaria, como atrapalharia toda a empresa. A Planet Partners nos ajudou a evitar esta saia-justa – e isso é imensurável”, conta.

“Uma análise detalhada da estrutura do departamento deve ser o primeiro passo antes de iniciar o processo de compra do software para gestão da documentação”, aconselha Jorge Mira Planet, sócio-diretor executivo da Planet Partners. “O investimento de contratar uma consultoria para apoiar essa decisão é muito menor do que não ter esse cuidado. Isso é algo que as empresas precisam sempre ficar atentas pois, muitas vezes, só organizar os processos acaba sendo o suficiente para aumentar a produtividade”, finaliza.

J2 Comunicação

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