Em linha com demais flexibilizações regulamentares, como forma de conter a disseminação da pandemia do novo coronavírus (COVID-19), foi publicada, em 15 de abril de 2020, a Instrução Normativa do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração – DREI n° 79 (“IN 79”), que, em atenção às disposições propostas pela Medida Provisória n. 931/2020, restou encarregado de estabelecer as regras para votação e participação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas. As votações a distância em reuniões e assembleias das Sociedades poderão ser: • semipresenciais, quando sócios ou associados puderem participar e votar presencialmente, no local físico da realização da reunião ou assembleia, mas também a distância; • digitais, quando os acionistas, sócios ou associados somente puderem participar e votar a distância, nas hipóteses em que a reunião ou assembleia não for realizada em nenhum local físico. Em qualquer dos casos, a participação e a votação a distância poderão ocorrer mediante o envio de boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico.
Para todos os fins legais, serão tidas como realizadas na sede da sociedade. Os instrumentos de convocação devem informar a forma como a reunião ou assembleia será realizada, bem como a forma como os acionistas, sócios ou associados poderão participar e votar a distância. O texto normativo permite, contudo, que o instrumento de convocação se limite a divulgar essas informações de forma resumida, desde que conte com indicação de endereço eletrônico onde as informações completas devem estar disponíveis de forma segura.
Serão considerados presentes à reunião ou assembleia digital ou semipresencial os sócios que: a ela comparecerem ou que nela se façam representar fisicamente; cujo boletim de voto a distância tenha sido considerado válido pela sociedade; ou que, pessoalmente ou por meio de representação, registrem presença no sistema eletrônico de participação e voto a distância disponibilizado pela sociedade. O sistema eletrônico adotado pela sociedade deverá assegurar: • a segurança, confiabilidade e a transparência do conclave; • o registro de presença dos sócios, acionistas ou associados; • a preservação do direito de participação a distância do acionista, sócio ou associado durante todo o conclave; • o exercício do direito de voto a distância por parte do acionista, sócio associado, bem como o seu respectivo registro; • a possibilidade de visualização de documentos apresentados durante o conclave; • a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos acionistas, sócios ou associados; • a gravação integral do conclave, que ficará arquivada na sede da sociedade; • e a participação de administradores, pessoas autorizadas a participar do conclave e pessoas cuja participação seja obrigatória. Por sua vez, o Boletim deverá ser enviado ao acionista, sócio ou associado na data da publicação da primeira convocação para a reunião ou assembleia semipresencial ou digital, devendo ser devolvido às Sociedades no mínimo 5 dias antes da data da realização do conclave, devendo as Sociedades comunicarem, em até 2 dias do recebimento do Boletim, a suficiência ou insuficiência da documentação enviada.
O Boletim deverá ser disponibilizado pelas Sociedades em versão passível de impressão e preenchimento manual, por meio de sistema eletrônico, e deverá indicar: (a) todas as matérias constantes da ordem do dia da reunião ou assembleia semipresencial ou digital a que se refere; (b) orientações sobre o seu envio à sociedade; (c) indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do acionista, sócio ou associado, bem como de eventual representante; e (d) orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido. Caso o sócio deseje se fazer presente à reunião ou assembleia semipresencial ou digital e exercer seu direito de participação e votação durante o conclave, esclarece o §3º do art. 9º que eventual envio de boletim não servirá como impeditivo e deverá então ser desconsiderado. A ata da reunião ou assembleia deverá informar se a reunião ou assembleia foi semipresencial ou digital, informando a forma pela qual foram permitidos a participação e a votação a distância, conforme o caso, e o presidente ou secretário deve declarar expressamente que atendeu todos os requisitos para sua realização, com especial atenção à IN 79.
Na hipótese de ata digital, as assinaturas dos membros da mesa deverão ser feitas com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil ou por qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica. Vale ressaltar que as Sociedades deverão manter arquivados os documentos relativos à reunião ou assembleias realizadas sobre as regras da IN 79, bem como sua gravação integral, pelo prazo em que eventual anulação poderá ser pleiteada, nos termos da legislação e regulamentação vigente. Destaque especial para o §5º do artigo 2º que estabelece que a sociedade não poderá ser responsabilizada por problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou da conexão à rede mundial de computadores dos acionistas, sócios ou associados, assim como por quaisquer outras situações que não estejam sob o seu controle.
Finalmente, as reuniões e/ou assembleias presenciais já convocadas e ainda não realizadas, em virtude das restrições decorrentes do COVID-19, somente poderão ocorrer de forma semipresencial ou digital se todos os sócios se fizerem presentes ou declarem expressamente sua concordância. Para conferir a íntegra da IN 79, clique aqui. Nossa equipe de Corporate & Finance está à disposição para auxiliá-los nas providências necessárias à realização de suas reuniões ou assembleias semipresenciais ou digitais, bem como para esclarecer quaisquer dúvidas sobre este tema.
Fonte: Siqueira Castro Advogados, Guilherme Dantas gdantas@siqueiracastro.com.br, Sérgio Fogolin sfogolin@siqueiracastro.com.br,Leonardo Cotta Pereira lcp@siqueiracastro.com.br, Marina Ramacciotti mramacciotti@siqueiracastro.com.br, Rodrigo de Macedo Soares rms@siqueiracastro.com.br Leia mais: • Telemedicina: liberação necessária na luta contra o coronavírus • Balanço Covid-19