Tecnologia aliada ao dia a dia do Jurídico

Com o ganho de tempo nas atividades diárias e maior segurança jurídica nos procedimentos, as ferramentas tecnológicas passam a ser um diferencial competitivo no mercado

A transformação digital – processo que visa otimizar as tarefas organizacionais com auxílio da tecnologia – foi um dos termos que mais se ouviu falar na atualidade corporativa. Impulsionado pela pandemia da COVID -19, o universo digital está praticamente em todos os segmentos e, no âmbito jurídico, não poderia ser diferente. De acordo com uma pesquisa realizada pelo Datafolha em 2021, dos 303 advogados entrevistados, 45% disseram que usam algum software para gestão de processos.

A exemplo disso, vemos o crescimento dos números de Legaltechs e Lawtechs, startups voltadas para soluções jurídicas. Segundo a Associação de Lawtechs e Legaltechs (AB2L), só em 2021, o número de associados subiu de 527 para 610 e, em 2022, este número cresceu 16%.  Isso quer dizer que a tecnologia atrelada a ferramentas de suporte para as áreas do Direito, aos poucos, vem conquistando o seu espaço, seja em escritórios com intuito de auxiliar na gestão de documentos, seja em departamentos jurídicos para proporcionar a tomada de decisão mais assertiva através da análise dos dados.

Portanto, além das especializações jurídicas, se atentar a disrupção tecnológica do setor tem se mostrado fator primordial no que diz respeito a otimização de tempo, maior assertividade nas tarefas desempenhadas, automatização de processos e, consequentemente, destaque no ramo.

À vista disso, Lucas Daemon Bordieri, especialista em Direito Empresarial e sócio da área Legal Management do escritório Lira Advogados, lista cinco atividades jurídicas para as quais as soluções tecnológicas têm sido uma grande aliada na gestão dos procedimentos. Confira:

Provisões Trabalhistas

Segundo Bordieri, com a tecnologia, a gestão de provisões trabalhistas torna-se mais eficiente além de agregar valor. Isso porque, através das soluções tecnológicas propostas, é possível ter um controle assertivo das provisões, de seus impactos financeiros decorrentes das demandas trabalhistas, pois as informações dos processos coletadas pelos escritórios contratados pela empresa são refletidas em um relatório de Business Intelligence (BI), possibilitando uma visão gerencial dos processos com destaque por verba, pedido da ação e ganhos com acordos, dentre outros. Além de ser possível reduzir o passivo trabalhista, pois, com análise dos dados, o gerenciamento das provisões se torna tão assertivo que ainda traz insights preventivos.

Gestão de Terceiros

A principal dificuldade da maioria das empresas é apresentar defesa em Reclamação Trabalhista, principalmente, quando um dos pedidos é a responsabilidade subsidiária. Nesse cenário desafiador, a tecnologia tem sido uma importante aliada para as empresas tomadoras de serviço e para defesas trabalhistas, pois, de certa forma, automatiza a coleta de todos os documentos relativos aos prestadores de serviço como cartões de ponto, recibos de pagamento, entre outros.

“Com uma plataforma específica, por exemplo, é possível auxiliar na solicitação, coleta e validação mensal de documentos, informações de contratos com empresas terceirizadas. E ter a disponibilização dos dados em relatórios de BI, certamente, economiza o grande esforço operacional na conferência dos documentos e na verificação da conformidade ou não da empresa contratada”, acrescenta o especialista.

Controle de Contratos de Representação Comercial

A Gestão dos Contratos de Representação Comercial – modalidade de contratação comum a muitas empresas – igualmente, tem sido desafiador seja em razão do controle da documentação, seja em razão do cálculo dos valores devidos, por exemplo. Por isso, a tecnologia assume papel fundamental ao trazer ferramentas que auxiliam no controle de obrigações legais relativas aos contratos, as quais realizam o controle das vendas versus comissões, cálculos de rescisão e atualização de valores para proporcionar segurança jurídica nos pagamentos e controles financeiros desta modalidade de contratação. 

Dentre as funcionalidades, o profissional destaca que, a partir do preenchimento de formulário para inclusão de vendas, é possível obter cálculo automático de comissões, assim como atualização dos valores pagos para cálculo de rescisão, além de relatórios gerenciais para visualização de vendas e comissões por representante, região e linha de produtos, bem como validação das informações inseridas.

Controle de Contratos

O alto volume de documentos e informações dentro no ambiente jurídico não é novidade para ninguém. E, é na organização dos documentos, no controle de prazos e no atendimento às obrigações legais que surge a necessidade de injetar a tecnologia no processo para transformar a  tarefa árdua e custosa, que despende de grande esforço operacional e de tempo, em um  processo dinâmico e eficaz. Por isso, o uso da tecnologia, seja para evitar conflitos ou para mitigar o risco de alguma informação relevante passar despercebida, é concretizada numa solução tecnológica adequada e eficiente na Gestão de Contratos, para que não só o Jurídico, mas principalmente as áreas de negócio possam controlar e reduzir o SLA (Service Level Agreement), receber alertas quanto ao prazo de vigência e, ainda, monitorar outros importantes marcos no CLM (ContractLifecycle Management).

“Esse suporte juntamente com o trabalho técnico do advogado proporciona não só a segurança jurídica, mas, principalmente, dinamismo, eficiência e efetividade aos negócios da organização como um todo”, ressalta Bordieri.

Controle de Inventário de dados (LGPD)

Em vigor, em sua integralidade, desde agosto de 2021, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) regulamentou e impôs limites no tratamento de dados pessoais – os quais, se não respeitados, podem resultar sanções, dentre elas, multa de até R$50 milhões. Então, para buscar a plena conformidade com a legislação e atender o dinamismo dos fluxos internos das companhias, a tecnologia também se mostra presente e necessária. Isso porque, há soluções direcionadas para gestão e atualização do inventário de dados que garantem a conformidade com a LGPD, especialmente, pelo fato do Inventário de dados ser vivo, dinâmico e mutável, pois é reflexo dos procedimentos e fluxos internos – os quais sofrem atualizações constantes.

“Soluções tecnológicas nesse nicho, além de trazer maior agilidade e objetividade, traz significativo suporte ao Encarregado de Dados na gestão e atualização do inventário de dados”, salienta Bordieri.

Gestão de Resultados e Oportunidades Tributárias

Já no que diz respeito às questões tributárias, a utilização da tecnologia torna mais eficaz a visualização dos resultados das empresas e valores discutidos por meio dos processos administrativos e judiciais, indo além das ferramentas de gestão processual tradicionais que foram desenvolvidas para o controle dos andamentos, prazos processuais e tornando-se fundamental para uma visão gerencial dos valores envolvidos nos processos, tanto relativos a passivos quanto às recuperações em discussão. Isso porque, a visão detalhada permite o gerenciamento assertivo dos ganhos e provisões da organização.  “Além disso, o uso da tecnologia permite uma perspectiva das oportunidades de recuperação de valores debatidas no Judiciário, mas ainda não buscadas pela empresa”, conclui.